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M & M’s

Mehrwertsteuerfindung und das automatische Verbuchen auf Sachkonten. Und was Süßigkeiten damit zu tun haben.


Ja, ich gebe es zu – ich wollte Sie mit Süßem ködern. Die M & M’s, an die Sie denken, sind leider nicht die, die ich in meinem Artikel behandeln möchte. Meine M & M’s heißen Mehrwertsteuergruppen & Mehrwertsteuercodes.

Ich denke gerade an alle im Zusammenhang mit dem Mehrwertsteuer-Setup notwendigen Parameter, um zwei Dinge zu erreichen:

  • Automatisierte Steuersatzfindung
  • Automatische Sachkontobuchung

Damit Sie sich zur Belohnung den richtigen Süßkram ohne Schuldgefühle gönnen können, zeige ich Ihnen, wie Sie ein sauberes Mehrwertsteuerfindungssystem in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (EE) aufbauen können.

Das Mehrwertsteuer-Setup besteht generell aus vier Einstellungen:

  • Mehrwertsteuergruppe
  • Artikelmehrwertsteuergruppe
  • Mehrwertsteuercode
  • Sachkontobuchungsgruppe

Wie spielen diese zusammen?

Eine kleine Geschichte

Stellen Sie sich vor, es ist ein schöner Dienstagnachmittag und Sie sind im Büro. Plötzlich kriegen Sie einen Gusto auf etwas Süßes.
Natürlich machen Sie sich gleich auf den Weg zur Büroküche in der Erwartung, dass Ihr Verlangen dort gestillt wird. Als Sie in die Küche stürmen und bereits die Süßigkeiten-Schublade ins Visier nehmen, erblicken Sie im Augenwinkel vier schmunzelnde Gesichter. Das sind Ihre Kollegen! Mit verschmitzten Blicken schauen diese Sie an und bald merken Sie, warum. Jeder von Ihnen hat eine Packung M & M’s in der Hand. Die Schublade ist leer. So bleibt Ihnen nichts Anderes über als zu Ihnen zu gehen und Sie um eine Handvoll M & M’s zu bitten. Sie fragen höflich und einer Ihrer Kollegen, Roman, meint, dass Sie welche haben könnten, wenn Sie wüssten, welche Aufgaben eigentlich die Kollegen in der Firma haben. Ganz verdutzt von dieser Bedingung wird Ihnen klar, dass Sie darüber noch nie wirklich nachgedacht haben.

Und Sie beginnen zu analysieren…

Paul Mehrwertsteuergruppe

Paul Mehrwertsteuergruppe ist gesellig und spricht mehrere Sprachen fließend. Er ist ständig in Kontakt sowohl mit Lieferanten als auch mit Kunden. Und zwar nicht nur im Inland, sondern auch in der Europäischen Union und in allen anderen Ländern. Seine Aufgabe ist es jeden Kunden zu kategorisieren. Er merkt sich genau in welche Kategorie er gehört. Danach trifft er sich mit dem Kollegen, Johann Mehrwertsteuercode.

Sein Arbeitsplatz: Kreditorenstamm, Debitorenstamm

Elisabeth Artikel-Mehrwertsteuergruppe

Elisabeth Artikel-Mehrwertsteuergruppe liebt den Geruch von Lagerhäusern. Wenn Sie durch Regalgänge streift, kontrolliert Sie penibel jeden Artikel. Schließlich kriegt jeder Artikel ein Post-it. In ihrer linken Hand hält Sie das Klemmbrett. Dort sind die Gesetze aufgeschrieben, nach denen sie kategorisiert. Auch Dienstleistungen bleiben nicht verschont. Das schaut recht amüsant aus, wenn eben der Installateur, mit einem Post-It auf der Stirn, das Gebäude verlässt. Danach trifft auch sie sich mit dem Kollegen Johann Mehrwertsteuercode.

Übrigens, Elisabeths Mädchenname war Artikel. Raten Sie nun, wer Ihr Ehegatte ist?

Wo Sie sich am meisten aufhält: Artikelstamm, Bedarfskategorie, Verkaufskategorie, Projektkategorie

Johann Mehrwertsteuercode

Johann Mehrwertsteuercode ist der Meister der Zahlen. Prozentrechnen ist im schon in der Schule leichtgefallen. So war es bald klar, dass er einen Job machen wird, in dem er seine Rechenkünste ausleben kann.

Johann hat alle Hände voll zu tun. Er muss ständig mit Paul und Elisabeth in Kontakt stehen. Einerseits fragt er Paul, welcher Kunde oder Lieferant gerade ein- und ausgeht. Gleichzeitig fragt er Elisabeth, welche Art von Artikel oder Dienstleistung dieser geliefert oder erbracht hat. Sobald er beides weiß, zückt er seinen Bleistift und berechnet den Steuersatz. Diesen schreibt er auf jede Position jeder Ein- und Ausgangsrechnung. Wie schon vorhin erwähnt, ist Johann eine vielbeschäftigte Person. Nach jeder Rechnung benachrichtigt er Roman.

Sein Schaffensbereich ist das Steuersetup.

Roman Sachkontobuchungsgruppe

Roman Sachkontobuchungsgruppe ist der Buchhaltungsspezialist. Bei jeder Rechnung wird Roman von Johann benachrichtigt. Johann gibt Roman die Mehrwertsteuercodes mit den Steuersätzen und den Beträgen weiter. Roman holt seine Tabelle aus einer Holzschublade seines massiven Eichenschreibtisches hervor. Die Tabelle zeigt an, welches Sachkonto bei den verwendeten Mehrwertsteuercodes hinterlegt ist. Somit weiß er, dank Johann, wie viel auf welche Konten gebucht werden soll.

Sein Arbeitsumfeld sind das Steuersetup und die Hauptkonten.

 

Wohlwollend nicken Ihre Kollegen. Sie haben alles genau erklärt!
Damit bekommen Sie Ihre verdiente Belohnung. Sie haben nun beides: etwas über steuerliche M & M’s gelernt und die süßen Pendants in Ihren Händen.
Während Sie also das Süße genießen, klopft Ihnen beim Verlassen der Küche jeder Ihrer Kollegen auf die Schultern, mit den Worten, „Nun, da du ja jetzt unsere Aufgaben kennst, können wir ja Urlaub machen. Viel Spaß dabei.“

Nanu – So war das aber nicht ausgemacht!

Zusammenfassung

Die Mehrwertsteuergruppe wird an den Kunden oder Lieferanten gebunden. Das passiert im Kunden oder Lieferantenstamm. Die Artikel-Mehrwertsteuergruppe wiederum wird beim Artikelstamm oder bei der Kategorie hinterlegt. In diesen Gruppen sind jeweils Mehrwertsteuercodes hinterlegt. Nur wenn in beiden Gruppen der Mehrwertsteuercode übereinstimmt, werden diese Gruppen und der Code aktiv.

Der Mehrwertsteuercode hat den Prozentsatz hinterlegt, mit dem schlussendlich die Mehrwertsteuer aufgrund der Berechnungsgrundlage (Nettopreis) berechnet werden soll. Außerdem wird am Mehrwertsteuercode die Sachkontobuchungsgruppe hinterlegt. Diese definiert, welche Sachkonten (z.B. Vorsteuer 2500, Umsatzsteuer 3500) bei Buchung der Transaktion angesprochen werden sollen.

Wenn also an der Artikel-Mehrwertsteuergruppe und an der Mehrwertsteuergruppe der idente Mehrwertsteuercode hinterlegt ist, wird die im Mehrwertsteuercode hinterlegte Sachkontobuchungsgruppe angesprochen.

Somit erübrigt sich das manuelle Auswählen eines Steuerkontos. Gleichzeitig werden die Fehlbuchungen reduziert. Dies trifft von der Beschaffung (Kreditorenrechnungserstellung) über die Ausgangsrechnung und Projektverrechnung alle rechnungsrelevanten Prozesse.

So, ich muss jetzt mal in die Büroküche.

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