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UID Validierung

Qualifiziertes UID Bestätigungsverfahren – Validierung der UID in Microsoft Dynamics

Kontinuierliche UID-Validierung aller Debitoren und Kreditoren, oder Sisyphos kommt doch noch in die Karibik


Im Artikel M&M’s konnten alle Ihre Kollegen in den Urlaub gehen, und Sie konnten sich (immerhin) über M&Ms in der Büroküche freuen – und über eine funktionierende Mehrwertsteuerfindung sowie eine automatische Verbuchung auf Sachkonten.

Nun sitzen Sie hier ganz alleine und Ihre Kollegen sind noch immer nicht zurück.
Sie können also deren Arbeit erledigen, während die es sich bestimmt am perlweißen Karibikstrand, gesäumt mit Kokospalmen und türkisfarbenem Wasser, mit einem Cocktail in jeder Hand gut gehen lassen.

Nun gut. Was steht also als Nächstes an?
Qualifizierte Umsatzsteuer-Identifikations-Nummern-Bestätigungen für Kreditoren und Debitoren.

Da wird schon mal bei der Phrase schwindelig… neugierig schauen Sie in Dynamics 365 in die Debitoren und Kreditorenstämme und sehen, dass pro Datensatz eine UID-Nummer hinterlegt ist. Alles in bester Ordnung, nicht? Was soll man hier dann noch prüfen und bestätigen? Bei einem kurzen Blick auf das Unternehmensserviceportal des Bundeskanzleramts lesen Sie (seit 1.7.2011):

Jede Unternehmerin/jeder Unternehmer hat die UID-Nummern-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen.

Ihr Blick schweift zwischen Website und der Gesamtanzahl der Kreditoren und Debitoren im Dynamics 365… Also sollen Sie jetzt alle 20.000 Datensätze händisch überprüfen? Das wird nie und nimmer fertig… und was, wenn Sie durch sind und sich mittlerweile wieder etwas geändert hat? Das ist ja, als ob Sie einen Felsblock auf ewig einen Berg hinaufwälzen müssten.

Bestürzt und demotiviert, hängen Sie vor Ihrem Rechner, als plötzlich vor Ihren Augen eine Lösung Gestalt annimmt:

Eine UID-Validierung, die automatisiert, aus Dynamics 365, auf die Servicestellen der jeweiligen Finanzautorität zugreift (z.B.: AT- Finanzonline oder VIES – Europäische Kommission etc.), um dort dann die UID im Zusammenhang mit Name und Anschrift des Geschäftspartners zu überprüfen!

Mit folgenden Features:

  • Die Richtigkeit der UID-Nr. & Existenz der UID-Nr. bei Debitor/Kreditor
  • Überprüfen der UID bereits bei Debitoren/Kreditorenanlage
  • Überprüfen bestehenden Debitoren/Kreditoren mittels Stapellauf (Batch Job) (z.B. in der Nacht)
  • Überprüfung bei Aufträgen & Bestellungen
  • Überprüfung bei Rechnungsbuchungen
  • Manuelle Überprüfung am Debitoren/Kreditorenstamm

Mit folgender Dokumentation:

  • Eine Historie, abrufbar am Debitoren/Kreditorenstamm, die zeigt, wann die UID validiert wurde. (bei manueller Validierung: von welchem Benutzer)
  • Ein Protokoll nach jedem Stapellauf (Batch Job).

Also eine Lösung, die es erlaubt, effizient die UID-Nummern aktuell zu halten!
Zig Probleme schießen Ihnen durch den Kopf, die dadurch vermieden werden können! Allein Dinge wie:

  • Andruck ungültiger UID-Nummern, die nur mehr aufwändig zu korrigieren sind.
  • Kein Vorsteuerabzug, bei ungültiger UID
  • Probleme bei Betriebsprüfung und eventuell einhergehende Umsatzsteuernachzahlung bzw. sogar Finanzstrafen.

Die Lösung, die vor Ihren Augen Gestalt angenommen hat, gibt es glücklicherweise bereits – die UID Validierung von Solutions Factory.
Na wunderbar, Ihnen bleibt das Schicksal des Sisyphos erspart, kein ewiges Hinaufwälzen von Felsbrocken, sondern stattdessen Zeit genug, um Ihren Kollegen in die Karibik nachzufolgen, Mojitos und Sandstrand, Sie kommen!