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Wer hat an der Uhr gedreht? Step by Step zur attraktiven Zeiterfassung

Mitarbeiter-Zeiterfassung ist in der Dienstleistungsbranche das A und O des täglichen Betriebs und mitverantwortlich für den wirtschaftlichen Erfolg. Dennoch gibt es immer wieder Gründe für eine ungenaue und unvollständige Aufzeichnung der Leistungen.


Sie kennen sicherlich die folgende Situation:

Stefan, viel beschäftigter Projektleiter, gönnt sich nach einem anstrengenden Arbeitstag eine kurze Pause und bemerkt, wie ruhig es im Büro geworden ist.

Die sonst so lauten Geräusche beim Tippen auf der Tastatur sind kaum mehr hörbar. Und mittlerweile erwärmt die Abendsonne, die durch die halb geschlossene Jalousie scheint, die Luft in seinem Büro. Typische Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, heimzugehen. Wäre da nur nicht diese eine Sache…

Denn genau wie jeden Tag hindert ihn die noch nicht erledigte Zeiterfassung daran, das Büro zu verlassen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Für Unternehmen der Dienstleistungs-Branche ist die Mitarbeiter-Zeiterfassung das A und O des täglichen Betriebs.

Kundenrechnungen werden auf Basis der erbrachten Dienstleistungen erstellt, weshalb die geleisteten Arbeitsstunden detailliert dokumentiert werden müssen, durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Die Erfassung der Arbeitszeit ist tagein tagaus ein Dorn in Stefans Auge. Angefangen bei der grässlichen Oberfläche des Tools, bis hin zu der mühsamen Eingabe der Daten. „Von wegen Zeitalter des Internets… Von der digitalen Revolution kann ich hier wirklich nichts erkennen“, stößt es Stefan sauer auf. Die Frage, weshalb das Layout nicht endlich erneuert und aufgepeppt wird, beschäftigt ihn schon von Beginn an. Mittlerweile hat er viele weitere Ideen für eine einfache und korrekte Erfassung.

Für Stefan ist klar: „Die Zeiterfassung muss für uns End-User attraktiv und einfach sein. Nur so können wir die besten Ergebnisse erzielen.“

Oftmals ist es schwierig, Mitarbeiter zur regelmäßigen und zeitgerechten Erfassung der Zeiten zu motivieren. Die Gründe dafür können verschiedener Herkunft sein. Geht es um den aufzubringenden Zeitaufwand, stehen vermeintlich dringendere Erledigungen im Weg. Ist der Grund die komplizierte Handhabung der Zeiterfassung, verliert der Mitarbeiter die Freude an der doch so wichtigen Aufgabe.

Egal aus welchen Gründen, der innere Schweinehund lässt sich nicht immer leicht überwinden.

„Ach Gott, dann machen wir diese Erfassung noch schnell. Augen zu und durch… Hauptsache es ist erledigt!“, reißt sich Stefan aus seinen Gedanken. Er klopft noch ein letztes Mal in die Tasten und füllt in mühsamer Kleinarbeit die Informationen der Zeiterfassung aus. Als er heimgeht, ist die Sonne bereits untergegangen.

Dinge, die man gerne macht, macht man gut.

Oftmals erfüllen die Zeiterfassungen unzufriedener Mitarbeiter nicht die Erwartungen deren Überprüfer. Vorprogrammierte Streitthemen sind beispielsweise die rechtzeitige Erfassung der Zeiten sowie die pünktliche Abgabe der Aufzeichnungen. Auch die Vollständigkeit und die Qualität der erfassten Daten führen zu Spannungen.

Folgende Fragen müssen bei der Einführung eines Zeiterfassungsystems gestellt werden:

  • Wie können die beschriebenen Herausforderungen bestmöglich gemeistert werden?
  • Wie schaut die perfekte Zeiterfassung aus und wodurch zeichnet sie sich aus?

Ganz nach dem Motto „Wünsch dir was“ haben wir eine Zeiterfassung entworfen, die den Wünschen und Anforderungen der Beteiligten gerecht wird.

Um die End-User-Akzeptanz zu garantieren, ist die Benutzer-freundliche Bedienung das wichtigste Merkmal eines Zeiterfassungs-Tools. Außerdem darf durch die Erfassung nur minimaler Mehraufwand für die Mitarbeiter entstehen, und die Erfassung muss die unterschiedlichen Arbeitsstile im Unternehmen unterstützen.

Bereits bei der Erfassung des Mitarbeiters soll sichergestellt werden, dass die Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind. Durch Validierungen und Kontrollen werden von Beginn an unnötige Fehler verhindert.

Bei der Entwicklung unserer Zeiterfassungs-Lösung haben wir genau diese Aspekte berücksichtigt.

Mit der Web-Zeiterfassung existiert ein Tool, das eine sehr einfache, schnelle und optisch ansprechende Zeiterfassung ermöglicht. Denn durch die Kalenderansicht und die Zusatzfunktionen wird die Erfassung zum attraktiven Kinderspiel, und die eingebauten Validierungen verhindern gezielt häufige Fehler bei der Erfassung.

„Das ist mal eine Lösung, die sich gut anhört!“, stellt Stefan freudig fest, als er über die Web-Zeiterfassung der Solutions Factory stolpert. Angetrieben durch die erste Begeisterung, geht er seiner Neugierde nach und stillt sein Verlangen nach mehr Informationen auf der Website der Solutions Factory.

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