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Risikominimierung mit Hilfe der Kreditverwaltung in Dynamics 365 Finance

Denn die linke Hand (Verkauf) weiß nicht immer, was die Rechte (Buchhaltung, Forderungsmanagement) tut… Diese – in manchen Unternehmen festzustellende – Situation ist in der Folge oft auch Ursache für einen weiteren Auftrag an einen säumigen Kunden.

Ein integriertes ERP-System, welches einen guten Überblick über die aktuellen und künftigen Forderungen bietet, kann durch die Verbesserung der Transparenz dazu führen, frühzeitiger die sogenannte Reißleine zu ziehen. Das führt „automatisch“ zu einer Risikominimierung.

Erweiterte Standardfunktionen in Dynamics 365 Finance

Microsoft hat die verfügbaren Standardfunktionen im Credit Management in Dynamics 365 Finance ab der Version 10.0.10 wesentlich erweitert und noch besser in den Verkaufs- und Logistikprozess integriert.

Kernfunktionalität ist nicht mehr alleinig nur die Ausschöpfung von Kreditlimits laufend zu beobachten. Es gibt nun auch die Möglichkeit, Kunden mit potenziellem Risiko entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu erkennen und zu sperren, aber auch Freigaben automatisch auszulösen.

„Transparenz ist eine notwendige Bedingung für Gerechtigkeit.“

Prof. Dr. Thomas Jüstel

Kreditlimits hängen, wenn Sie im Unternehmen nicht ein professionelles Kreditmanagement mit eigener Abteilung betrieben können, leider von vielen subjektiven Einschätzungen der involvierten Mitarbeiter ab. D365 Finance ermöglicht Ihnen, automatisch generierte Erstlimits basierend auf Unternehmensfakten des Debitors einzustellen und dokumentiert jegliche Änderungen mithilfe eigener „Buchungs-Journale“ und Workflows.

Mehrstufigkeit des gültigen Kreditlimits

Eine Besonderheit ist die Mehrstufigkeit des gültigen Kreditlimits. Ausgehend vom Basiskreditlimit (1) können auch temporäre Limits (2) und Kreditversicherungen, Bankgarantien etc. (3) berücksichtigt werden. Relevant für die Prüfung ist immer das gesamte Kreditlimit (4).

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, zusammengehörige Debitoren in einer Kreditverwaltungsgruppe zu einem, Gesamtkreditlimit zusammenzufassen (z. B. Holding X mit n-Töchtern, welche separate Debitoren sind). Das Limit der Kreditverwaltungsgruppe wird dabei vor dem Limit des jeweiligen Debitors geprüft.

Nachvollziehbare und aktuelle Kreditlimits schützen Sie jedoch noch nicht vor einem Zahlungsausfall, wenn die Prüfung nicht entlang der gesamten Wertschöpfungskette erfolgt => auf jeden Fall haben damit schon einmal Ihre Kollegen vom IKS sowie vom Risikomanagement eine Freude.

Die linke bzw. rechte Hand wissen womöglich immer noch nichts voneinander, D365 Finance kennt jedoch den gesamten Prozess

Auf Grund der durchgängigen Integration aller Module, verursacht jeder Geschäftsfall automatisch entsprechende Transaktionen in den relevanten Nebenbüchern sowie in definierten Fällen auch im Hauptbuch. Somit „weiß“ die Funktion Kreditverwaltung, wenn ein Lagermitarbeiter eine Kommissionierliste bearbeitet oder ein Verkaufsmitarbeiter einen neuen Auftrag bestätigen möchte.

Genau hier zeigt sich die Stärke der Integration. Standardmäßig können Sie eine Prüfung des Kreditlimits im Zuge der Bestätigung eines Auftrags, bei Erfassung von Kommissionierliste bis zum Buchen von Lieferscheinen als auch bei Erstellung von Rechnungen durchführen.

Mehrere Möglichkeiten VOR Zahlungsausfall zu reagieren

Eine laufende Überprüfung, ob das Kreditlimit überschritten wird, ist in D365 Finance nur eine Möglichkeit das Risiko eines Zahlungsausfall zu verringern.

Microsoft Dynamics 365 Finance bietet bis zu neun verschiedene Sperrungsregeln an, ab wann ein neuer Auftrag nicht bestätigt werden soll(te). Jede Regel steht für sich, unabhängig vom Kreditlimit.

Sollte eine Forderung zB. mehr als X Tage überfällig sein, könnte D365 Finance einen neuen Auftrag verhindern, obwohl das Kreditlimit noch nicht überschritten ist. Zusätzlich bieten Ihnen die Sperrungsregeln die Option, dass Aufträge ab einer definierten Summe zwingend mit einem Workflow freigeben werden müssen oder auch andererseits z.B. Kleinstaufträge vielleicht gar nicht geprüft werden.

Fazit

Kurz zusammengefasst kann man sagen, dass die neuen Funktionen im Bereich Kreditverwaltung von Microsoft Dynamics 365 Finance mit überschaubarem Aufwand im Setup zu folgenden Verbesserungen führen:

  • Mehr Transparenz hinsichtlich der vergebenen Kreditlimits
  • Frühzeitige Erkennung und Bearbeitung von Kunden mit „schleichend“ schlechter werdender Zahlungsmoral
  • Automatisierung von notwendigen Sperren und Freigaben im Rahmen des Vertriebsprozesses

D365 Finance kann Sie somit aktiv und überaus effektiv unterstützen, das Risiko eines Zahlungsausfalls deutlich zu minimieren.

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